di Fabio Pratesi, Dottore Commercialista
Introduzione
Se sei amministratore di una SRL o di una SpA, ogni anno ti trovi a fare i conti con una scadenza che spesso passa in secondo piano rispetto all’approvazione del bilancio vera e propria: il deposito presso il Registro delle imprese. Non si tratta di un adempimento formale da liquidare in fretta. Il formato, i file, le firme digitali, le scadenze: ogni dettaglio sbagliato può bloccare l’intera pratica. Per i bilanci relativi all’esercizio 2025, le regole restano sostanzialmente invariate rispetto agli anni precedenti, ma è utile fare il punto con precisione.
Cos’è il formato XBRL e perché è obbligatorio
XBRL (eXtensible Business Reporting Language) è il formato elettronico elaborabile richiesto per il deposito dei bilanci al Registro delle imprese. L’obbligo è stato introdotto dall’art. 37, co. 21-bis del D.L. 4 luglio 2006 n. 223 (conv. L. 4 agosto 2006 n. 248), con disposizioni attuative dettate dal DPCM 10 dicembre 2008 n. 304.
In pratica, il bilancio non va depositato come un semplice PDF: i dati dello Stato patrimoniale, del Conto economico e del Rendiconto finanziario devono essere inseriti in un file strutturato, codificato secondo uno standard informatico che consente alle Camere di commercio — e a chiunque consulti il Registro — di elaborare e confrontare i dati in modo automatizzato.
Per i bilanci relativi all’esercizio 2025, si applica la tassonomia PCI 2018-11-04, già in uso per i bilanci degli esercizi 2018-2024. Non ci sono novità di tassonomia rispetto all’anno scorso.
Chi è obbligato e chi è escluso
La platea dei soggetti obbligati è ampia: vi rientrano tutti i soggetti tenuti al deposito del bilancio d’esercizio e consolidato, i consorzi con attività esterna, i contratti di rete, le aziende speciali di enti locali, i GEIE, le società in liquidazione (per il bilancio predisposto durante la liquidazione), le start up innovative e gli enti del Terzo settore “commerciali” che redigono il bilancio ai sensi degli artt. 2423 ss., 2435-bis o 2435-ter c.c.
Sono invece esclusi, tra gli altri: le società quotate — che utilizzano il formato ESEF ai sensi del Regolamento delegato UE 2018/815 e dell’art. 3, co. 11-sexies del D.L. 183/2020 (conv. L. 21/2021) —, le società IAS compliant non quotate, banche, assicurazioni e istituti finanziari, le società in liquidazione per il bilancio finale, le società interessate da fusioni e scissioni, e le società estere con sede secondaria in Italia. Per questi soggetti, la pratica di deposito va composta interamente in formato PDF/a.
Scadenze da non perdere
Il termine per il deposito è fissato dall’art. 2435, co. 1 c.c. in 30 giorni dall’approvazione del bilancio. Il sabato e la domenica si considerano giorni festivi, quindi il deposito effettuato il primo giorno lavorativo successivo è tempestivo.
Per il bilancio al 31.12.2025:
- Assemblea entro il 30 aprile 2026 (termine ordinario di 120 giorni): deposito entro il 1° giugno 2026 (il 30 maggio cade di sabato)
- Assemblea entro il 29 giugno 2026 (termine prorogato di 180 giorni): deposito entro il 29 luglio 2026
Come si compone la pratica di deposito
La composizione della pratica varia a seconda della tipologia di bilancio.
Bilancio d’esercizio: la pratica deve contenere un file in formato XBRL con il prospetto contabile (Stato patrimoniale, Conto economico e, per le imprese di maggiori dimensioni, Rendiconto finanziario) e la Nota integrativa — quest’ultima non richiesta per le micro imprese. Gli altri documenti (Relazione sulla gestione, Relazione dei sindaci, Relazione di revisione, verbale assembleare) vanno allegati in formato PDF/a.
Bilancio consolidato: la tassonomia XBRL non copre ancora la Nota integrativa del consolidato. Il file XBRL contiene quindi solo il prospetto contabile, mentre la Nota integrativa viene depositata in PDF/a, insieme agli altri allegati (Relazione sulla gestione e Relazione dell’organo di controllo).
Tutti i file devono essere firmati digitalmente esclusivamente in modalità CAdES. Il file XBRL firmato assume estensione xbrl.p7m; il file PDF firmato assume estensione pdf.p7m. Una firma non valida anche su un solo allegato blocca l’intera domanda di deposito.
Esempio pratico: una SRL con bilancio in forma abbreviata
Una SRL con ricavi inferiori ai 4 milioni di euro che redige il bilancio in forma abbreviata ai sensi dell’art. 2435-bis c.c. deve depositare:
- un file XBRL (tassonomia PCI 2018-11-04) con Stato patrimoniale, Conto economico e Nota integrativa in formato elaborabile;
- un file PDF/a per il verbale assembleare;
- eventualmente, un file PDF/a per la Relazione dei sindaci se l’organo di controllo è presente.
I diritti di segreteria ammontano a € 62,50 per il deposito telematico, oppure € 92,50 per il deposito su supporto informatico digitale. L’importo include € 2,50 di contributo all’OIC, fissato dal decreto interministeriale del 22 settembre 2025.
Attenzione a questi aspetti
Tassonomia obsoleta. Le versioni diverse dalla PCI 2018-11-04 (per esercizi avviati dall’1.1.2016) e dalla PCI 2015-12-14 (per esercizi avviati prima dell’1.1.2016) sono dismesse. Usare una tassonomia sbagliata comporta il rifiuto automatico della pratica.
Micro imprese e semplificazioni parziali. La tassonomia XBRL non consente di beneficiare in modo parziale delle semplificazioni del regime micro. Se la micro impresa vuole fornire informazioni aggiuntive rispetto agli schemi minimi, deve optare per la tassonomia abbreviata (art. 2435-bis c.c.) o ordinaria (art. 2423 c.c.), rinunciando alle semplificazioni.
Erogazioni pubbliche. L’obbligo di pubblicazione nella Nota integrativa previsto dalla L. 124/2017 si assolve tramite l’apposito campo testuale della tassonomia denominato “Informazioni ex art. 1, comma 125, della legge 4 agosto 2017 n. 124”, oppure tramite uno dei campi testuali generici disponibili.
Validazione preventiva. Prima di trasmettere la pratica è fortemente consigliabile utilizzare il servizio TEBENI, messo gratuitamente a disposizione dal sistema camerale, che consente di verificare la correttezza formale del file XBRL — quadratura delle voci, rispetto della tassonomia — e di individuare anomalie prima del deposito. Meglio scoprire un errore prima che la Camera di commercio rispedisca indietro la pratica.
Conclusione
Il deposito del bilancio in formato XBRL è un adempimento che richiede attenzione tecnica e organizzativa. Scegliere la tassonomia giusta, predisporre correttamente i file, rispettare le scadenze e verificare la validità delle firme digitali sono passaggi che non ammettono approssimazione: un errore in uno qualsiasi di questi punti può bloccare la pratica e generare ritardi potenzialmente sanzionabili. Con la giusta organizzazione — o il supporto di un professionista che segue l’intero processo — l’adempimento si gestisce in modo fluido e puntuale.
FAQ
Sono una micro impresa: devo comunque depositare il bilancio in formato XBRL? Sì. Le micro imprese rientrano tra i soggetti obbligati e utilizzano una tassonomia XBRL semplificata, mutuata dalla forma abbreviata, che non prevede la Nota integrativa in formato elaborabile. Se però si vuole fornire informazioni aggiuntive rispetto agli schemi minimi, occorre optare per la tassonomia abbreviata o ordinaria, perdendo le semplificazioni del regime micro.
Cosa succede se deposito il bilancio con una firma digitale non valida? La pratica viene rifiutata. Il sistema camerale controlla la validità della firma su ciascun file allegato: anche un solo documento firmato in modo non conforme blocca l’intera domanda di deposito. Occorre ripresentare la pratica corretta, con il rischio concreto di sforare il termine dei 30 giorni dall’approvazione e incorrere nelle relative sanzioni.
La mia SRL ha approvato il bilancio il 28 aprile 2026: entro quando devo depositarlo? Entro 30 giorni dall’approvazione, conteggiando sabato e domenica come giorni festivi. Partendo dal 28 aprile 2026, il trentesimo giorno cade il 28 maggio 2026 (giovedì, giorno lavorativo): il deposito deve quindi avvenire entro quella data.